Szczegółowa oferta

Program, budżet i finanse

Na początku pomożemy zaplanować Państwu program kongresu. Kompleksowo opracujemy budżet i skoordynujemy go z programem.
Podczas przygotowań na bieżąco będziemy monitorować wpływy i wydatki.
Zbierzemy i zweryfikujemy wpłaty od uczestników indywidualnych, wystawców i sponsorów. Poprowadzimy też kasę oraz zrealizujemy płatności kartami kredytowymi. Wystawimy potrzebne dokumenty i wyślemy faktury. Sporządzimy też dla Państwa aktualne raporty finansowe.

Na każdym etapie będą Państwo mieli kontrolę nad saldem płatności poszczególnych uczestników. Te informacje będą dostępne w sekretariacie.
Na koniec przedstawimy rozliczenie finansowe.

    do góry

Sekretariat i recepcja

Naszą pracę zaczniemy na wiele miesięcy przed kongresem. Z odpowiednim wyprzedzeniem zapakujemy i roześlemy komunikaty informacyjne do potencjalnych uczestników.

Od tej chwili jesteśmy codziennie do dyspozycji naszych gości, odpowiadając na pytania, wyjaśniając wątpliwości i udzielając dodatkowych informacji. Można się z nami łatwo skontaktować telefonicznie, faksem lub pocztą elektroniczną.

W miarę nadsyłania zgłoszeń na bieżąco rejestrujemy uczestników oraz odnotowujemy ich życzenia. W przypadku nieczytelnego zgłoszenia lub rozbieżności finansowych skontaktujemy się i wyjaśnimy niejasności.

W międzyczasie prowadzimy bieżącą korespondencję z prelegentami planowanych wystąpień, wygłaszanych wykładów i prezentowanych prac naukowych.

Na dwa miesiące przed konferencją każdy uczestnik otrzyma od nas pisemne potwierdzenie rejestracji i zakwaterowania. Poinformujemy również o saldzie płatności.

Przed przyjazdem gości przygotujemy materiały konferencyjne i zapakujemy je do teczek oraz dostarczymy do obiektu kongresowego.

Podczas konferencji kompleksowo zrealizujemy recepcję konferencyjną. Każdy uczestnik, po sprawdzeniu salda płatności, otrzyma od nas materiały naukowe, program, identyfikator oraz certyfikat potwierdzający uczestnictwo w konferencji.

W każdej chwili podczas obrad udzielimy informacji, doradzimy i odpowiemy na pytania naszych gości.

    do góry

Komputerowa baza zarządzania kongresem

Nasza komputerowa baza zarządzania konferencją zostanie dostosowana specjalnie do potrzeb oraz programu wydarzenia. Zarejestrujemy w niej dane adresowe i życzenia uczestników oraz sponsorów i wystawców. Program umożliwi nam szybki wydruk potwierdzeń uczestnictwa i certyfikatów.
Dzięki zawartym w niej informacjom mamy stałą kontrolę nad saldem płatności naszych gości oraz budżetem. Na życzenie organizatora w każdej chwili uzyskamy raporty dotyczące zgłoszeń i finansów.

    do góry

Obiekty i sale konferencyjne

Posiadamy wiedzę o potencjale kongresowym regionu, dlatego bez problemu wyszukamy odpowiedni obiekt konferencyjny. Z odpowiednim wyprzedzeniem dokonamy rezerwacji sal. Nie zapomnimy o zamówieniu pomieszczeń technicznych i magazynu.
Dzięki stałej współpracy z wieloma obiektami wynegocjujemy korzystne ceny najmu.
Przed konferencją kompleksowo przygotujemy sale oraz zadbamy o ich techniczne wyposażenie. Podczas imprezy będziemy dbać, aby obrady przebiegały bez żadnych zakłóceń.

    do góry

 

Sprzęt audiowizualny i obsługa techniczna

Przed kongresem szczegółowo zapoznamy się z potrzebami prelegentów w zakresie wyposażenia audiowizualnego i dobierzemy odpowiednią konfigurację.

Podczas konferencji zapewnimy sprzęt odpowiedniej klasy i obsługę obrad przez wysokiej klasy specjalistów.

W razie potrzeby zorganizujemy teletransmisję obrazu i dźwięku na hol lub do innej sali.

Zadbamy o odpowiednią liczbę tablic do umieszczenia plakatów oraz zapewnimy materiały i obsługę podczas sesji posterowych.

    do góry

Tłumaczenia

Szybko i fachowo przetłumaczymy materiały naukowe i program kongresu.
Przygotujemy wysokiej klasy sprzęt do tłumaczeń symultanicznych i zapewnimy obsługę techniczną. Zrealizujemy również tłumaczenia konsekutywne.

    do góry

Oznakowanie informacyjne i oprawa plastyczna konferencji

Zadbamy o jednolity, spójny wizerunek plastyczny kongresu.

Zaprojektujemy logo, oznakowanie i banery informacyjne. Przedstawimy projekty do akceptacji organizatora, po czym wykonamy je i zamontujemy w miejscu obrad.

Kompleksowo oznakujemy budynek i otoczenie, aby żaden z uczestników konferencji nie miał problemów ze znalezieniem właściwej sali.

    do góry

Materiały i „galanteria” konferencyjna

W nawiązaniu do formuły plastycznej całej konferencji zaprojektujemy i wydrukujemy komunikaty informacyjne, formularze, program i materiały naukowe.

Na życzenie organizatora przygotujemy materiały merytoryczne na CD.

Wykonamy „galanterię” kongresową: identyfikatory, certyfikaty i teczki konferencyjne. Uczestnicy otrzymają również notesy konferencyjne, długopisy i pamiątkowe gadżety.

    do góry

Gastronomia

W oparciu o budżet konferencji zaproponujemy odpowiedni wariant kateringu dla uczestników. Następnie ustalimy menu oraz liczbę porcji.

Podczas konferencji zadbamy o aranżację miejsca do serwowania posiłków obiadowych oraz poczęstunków kawowych.

Szczególnie ważnych gości uhonorujemy zapraszając do VIP-roomu. Pomożemy również w organizacji sesji śniadaniowych i lunchowych.

Zależnie od programu i budżetu kompleksowo przygotujemy koktail, uroczysty bankiet lub plenerowe spotkanie integracyjne.

    do góry

Zakwaterowanie

Z dużym wyprzedzeniem zarezerwujemy szeroką gamę miejsc zakwaterowania, aby ją następnie udostępnić naszym gościom. Dzięki stałej współpracy z wieloma hotelami zaproponujemy specjalne, korzystniejsze ceny pokoi.

Kilka tygodni przed konferencją przekażemy do recepcji hotelowych listy gości oraz wybranych przez nich pokoi.

W dniu przyjazdu uczestników zorganizujemy punkty informacyjne w hotelach. Uruchomimy również gorącą linię telefoniczną, aby być w stałym kontakcie z recepcją hoteli.

Znamy nasze hotele i wiemy, czego możemy od nich oczekiwać. Dlatego naszych gości spotykają jedynie miłe niespodzianki.

    do góry

Transport

Kompleksowo zorganizujemy podróż szczególnie ważnych gości i prelegentów. Przed kongresem uzgodnimy daty pobytu i szczegóły podróży. Następnie zakupimy i prześlemy bilety lotnicze lub kolejowe.

Po przylocie gości na lotnisko zorganizujemy indywidualne lub grupowe transfery do hoteli w miejscu obrad.

Zapewnimy również autokarowe transfery uczestników z hoteli na obrady i imprezy towarzyszące.

Dla osób przyjeżdżających własnymi samochodami wyznaczymy i oznakujemy parkingi. Podczas kongresu zadbamy też, aby korzystali z nich tylko nasi goście.

    do góry

Wycieczki turystyczne

Zaprojektujemy atrakcyjne wycieczki turystyczne i opiszemy je w komunikacie i programie konferencji. Następnie zarezerwujemy transport, wyżywienie, bilety wstępu i wszystkie pozostałe świadczenia.

Umożliwimy uczestnikom zgłaszanie udziału w wycieczkach jeszcze przed przyjazdem. W dniu wyjazdu wycieczkę poprowadzi nasz licencjonowany pilot.

Gościom, którzy mają nieco więcej czasu zaoferujemy udział w dłuższych wycieczkach przed- i pokongresowych.

    do góry

Imprezy towarzyszące

Naszych gości zaprosimy na program towarzyszący, który na długo zostanie w ich pamięci.

W czasie przygotowań zaproponujemy odpowiednie miejsce, oprawę muzyczną i program artystyczny. Następnie uzgodnimy menu i zapewnimy obsługę kateringową. Zadbamy o szczegóły techniczne oraz dowóz gości z hoteli.

Już pierwszego dnia kongresu przygotujemy ceremonię otwarcia z atrakcyjnym programem artystycznym oraz poczęstunkiem dla gości. W kolejne dni zaprosimy uczestników na koktail, wystawny bankiet lub piknik integracyjny w plenerze.

W czasie, gdy uczestnicy będą brali udział w obradach zorganizujemy czas wolny dla osób towarzyszących.

    do góry

Promocja konferencji

Zadbamy, aby konferencja była ważnym i prestiżowym wydarzeniem.

Zaprojektujemy i wykonamy stronę internetową kongresu spójną z koncepcją oprawy graficznej całej imprezy. Następnie zarejestrujemy ją w popularnych wyszukiwarkach oraz portalach tematycznych.

Pomożemy zredagować komunikaty i ogłoszenia umieszczane w czasopismach fachowych.
Przed samą konferencją zaaranżujemy konferencję prasową, aby poinformować media o wydarzeniu.

    do góry

Targi i wystawy

Z wyprzedzeniem zadbamy o odpowiednie miejsce dla zorganizowania wystawy. W miarę potrzeb wynajmiemy halę lub namiot.

Potem opracujemy formularz zgłoszenia udziału oraz regulamin. Dokumenty wraz z ofertą roześlemy do potencjalnych wystawców.

Poprowadzimy sekretariat wystawy, przyjmując zgłoszenia i prowadząc rozliczenia finansowo-księgowe.

Umożliwimy firmom możliwość zamówienia zabudowy i dodatkowego wyposażenia stoisk. W miarę potrzeb wykonamy dokładne projekty wyglądu stoiska.

W dniu przyjazdu wystawców będziemy na miejscu, aby ich powitać, wskazać lokalizację i udzielić wszelkiej innej pomocy.